La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial. Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, y favorece la productividad empresarial.
Acceda a través de la aplicación de escritorio, web o dispositivos móviles.
Su potente motor de indexación le permitirá buscar en el contenido de millones de documentos en segundos.
Con su motor de indexación de gran alcance, puede buscar millones de documentos en solo segundos. El algoritmo de ordenación de resultados le muestra los documentos más relevantes en las primeras posiciones, según las palabras clave utilizadas en la búsqueda, mediante análisis semánticos y estadísticas de uso.
Las capacidades de personalización le permiten configurar diferentes niveles de permisos de acceso a los documentos, carpetas y expedientes para cada usuario. Puede ajustar la seguridad según sus necesidades, tanto para el acceso local como remoto, para que los trabajadores, clientes, proveedores y colaboradores puedan acceder a la información de manera segura.
El gestor documental no propietario guarda los documentos en su formato original, permitiendo consultar o editarlos con las aplicaciones que los crearon o la más apropiada para cada tipo de documento. No hay limitaciones en cuanto al formato del archivo, cualquier tipo de fichero puede ser utilizado a través del gestor, incluyendo los propietarios de aplicaciones específicas. Solo es necesario crear la extensión desde la configuración del sistema.
Las propiedades son metadatos que se pueden anexar a documentos, carpetas y expedientes para complementar la información sobre ellos. También se pueden usar para realizar búsquedas, clasificación o para que formen parte del nombre.
Si necesita asociar múltiples documentos en torno a un objeto común, los expedientes le ayudarán a hacerlo. Puede organizar los tiempos y el trabajo de su equipo, centralizar los documentos, las tareas y el estado de las mismas, los participantes, las anotaciones, los correos electrónicos y el resto de información relevante en un único punto, el expediente.
El gestor documental incluye un completo módulo de digitalización para convertir documentos en papel en archivos digitales. Permite el tratamiento de las imágenes, eliminación de páginas en blanco o ruidosas, además de procesamiento por lotes de documentos para separar de forma automática las hojas escaneadas y crear documentos independientes.
Puede sincronizar carpetas de Windows directamente con el gestor documental para que los documentos se clasifiquen automáticamente.
El gestor está plenamente integrado en todos los programas pertenecientes a la suite de Office (Outlook, Word, Excel y Power Point), lo que permite trabajar directamente desde las aplicaciones de Office sin necesidad de usar la aplicación de escritorio.
Si necesita seguimiento, trabajar en equipo o recordatorios sobre acciones a realizar sobre un documento, las tareas le permitirán realizar esta funcionalidad. Puede acceder al listado de tareas para saber rápidamente el trabajo pendiente. Los documentos o los expedientes pueden generar tareas automáticamente para coordinar procesos de aprobación, de negocio o flujos de trabajo.
Permite que un documento tenga que ser aprobado por uno o varios aprobadores antes de su publicación definitiva en el gestor. No importa el tipo de documento o entidad documental, todos son susceptibles de revisión mediante un flujo de aprobación.
Este gestor documental le permite generar todas las versiones que necesite de un documento desde su creación hasta su finalización. Si lo requiere, puede restaurar cualquier versión anterior y bloquear el documento mientras lo modifica, para que los usuarios accedan a la versión anterior hasta que termine. Además, la integración con Office le permite crear versiones directamente desde Word, Excel o Power Point.
Es posible diseñar plantillas de documentos para uso personal y corporativo, que se pueden utilizar como modelo para distintas entidades documentales. La plantilla puede cambiar para un documento en particular dependiendo del valor de una de sus propiedades.
Con esta funcionalidad puede subir documentos al gestor imprimiéndolos directamente desde sus impresoras o aplicaciones, integrándose con cualquier aplicación Windows que le permita imprimir.
El gestor documental permite controlar todas las acciones realizadas sobre un documento, así como todas las operaciones de los usuarios. Puede acceder a esta información generada de forma automática para conocer las acciones realizadas sobre todos los documentos. También puede programar alertas que le notifiquen automáticamente por correo electrónico sobre las acciones realizadas sobre uno o varios documentos.
El gestor documental cuenta con un generador de informes en todas sus ediciones, lo que le permite aprovechar al máximo la información generada en la base de datos. Puede exportar los informes a Excel, Word, PDF o formato de imagen, o enviarlos directamente por correo electrónico.
Todas las ediciones ofrecen una amplia funcionalidad común, a partir de la cual puede ampliarla adquiriendo sólo los módulos que necesita. Además, están disponibles servicios web para integración con aplicaciones de terceros o librerías de integración con ERP's.