La solución de convertir papel a digital optimiza procesos empresariales al digitalizar documentos físicos, mejorando la accesibilidad, organización y seguridad de la información.
La digitalización de documentos no solo organiza y almacena la información de forma más eficiente, sino que también reduce las tareas rutinarias y facilita el trabajo diario en la oficina. Sin embargo, sin la tecnología adecuada, este proceso puede aumentar la carga administrativa.
Para aprovechar al máximo la digitalización, es fundamental que los documentos se integren en los flujos de trabajo empresariales. Esto permite apoyar la transformación digital y la automatización de procesos, lo que resulta en un beneficio real para la empresa.
La digitalización inteligente no solo se trata de escanear documentos, sino de integrarlos directamente en los sistemas de la empresa. Las aplicaciones y software adecuados pueden automatizar esta integración, mejorando la eficiencia y reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas.
Las soluciones avanzadas permiten identificar automáticamente los tipos de documentos, asignarles nombres en función de su contenido, aplicar metadatos de forma automática y extraer información mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esto facilita la conversión de documentos a formatos editables y su manejo en diferentes plataformas.
Con las herramientas adecuadas, como las aplicaciones multifuncionales, es posible digitalizar documentos de forma eficiente, organizarlos y enviarlos automáticamente a los destinos correspondientes. Esto no solo mejora la productividad, sino que también libera recursos durante las horas de trabajo al programar procesos fuera de horario.
Además, estas soluciones permiten un inicio de sesión seguro para capturar documentos, lo que garantiza la seguridad de la información, y pueden operar desde el panel de control del equipo multifuncional o desde carpetas compartidas, aplicaciones en la nube y otras fuentes.
La seguridad en la gestión de documentos es clave. Las plataformas adecuadas no solo permiten un acceso seguro a los documentos, sino que también facilitan su control y edición. El registro de cada interacción con los documentos garantiza que los procesos de edición y aprobación se realicen de manera controlada y eficiente.
Con una solución integral de gestión de documentos, las empresas pueden mejorar su productividad, asegurar el cumplimiento de normativas y optimizar los recursos, asegurando así la calidad en la gestión de la información.